Habilidades Personales Dirección de Reuniones
Las reuniones ocupan una parte considerable del día a día en la gestión y comunicación interna de las organizaciones. Para que las reuniones sean eficaces debemos planificar y tomar decisiones, antes de llevarlas a cabo.
A menudo, parte de las personas que integran una organización dudan de la utilidad y eficacia de las reuniones. En múltiples ocasiones tenemos la impresión de que pueden llegar a resultar una pérdida de tiempo e incluso obstaculizar el logro de los objetivos de la organización.
Estos pensamientos y sensaciones son originados por alguno de los siguientes resultados de una mala planificación de las reuniones que se traduce en la disminución de su eficacia:
- reuniones convocadas sin una preparación previa por parte del dirigente de la reunión o por parte de las personas asistentes,
- desconocimiento del contenido de la reunión,
- falta de puntualidad y de planificación,
- objetivo no definido, etc.
No obstante, las reuniones son imprescindibles para el buen funcionamiento de una organización. Una reunión favorece la transmisión de una información a un conjunto de trabajadores, permite estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene la organización, posibilita el crear opinión y transmitir ideas, el formar a miembros de un equipo de trabajo sobre un tema, el poder tomar decisiones de forma consensuada, el lograr un sentimiento de pertenencia a la organización, generan un compromiso con las decisiones tomadas y los objetivos fijados, etc.
Personas que participan en reuniones de trabajo bien porque tienen la necesidad de preparar y dirigir reuniones o solo participar.
Con este curso podrás aprender a hacer operativas las reuniones y aprender a participar en las mismas con soltura y decisión.
1. Algunas cuestiones iniciales sobre las reuniones
Algunas cuestiones iniciales sobre la reunión
Introducción
¿Es necesario celebrar esta reunión?
No celebre reuniones
Celebre reuniones
¿Quién ha de asistir a la reunión?
¿Cuánto ha de durar una reunión?
¿Por qué no son efectivas las reuniones?
Enredarse en el procedimiento
Demasiadas cuestiones de orden
Confusión sobre lo que se ha decidido
Se evita tomar decisiones
Las reuniones transcurren de forma incorrecta
Las reuniones se desvían de su propósito
Falta de oportunidades para participar
Las reuniones duran demasiado
No asisten a la reunión quienes deberían asistir
Existen demasiadas reuniones
2. Para qué sirven las reuniones
Para qué sirven las reuniones
Introducción
Ventajas de las reuniones
Clases de reuniones
Las reuniones formales
Las reuniones informales
Reuniones informativas
Reuniones formativas.
Reuniones de solución de problemas
La solución de problemas en grupo.
Las reuniones de solución de problemas.
Identificación del problema
Descripción del problema
Análisis de las causas posibles
Establecimiento de las soluciones al problema
¿Para qué hacemos reuniones?
3. Cómo preparar una reunión
Cómo preparar una reunión
Introducción
¿Quién ha de asistir a la reunión?
¿Cuánto ha de durar una reunión?
¿Dónde vamos a llevar a cabo la reunión?
Cómo dinamizar a los participantes
4. Las fases de la reunión
Las fases de la reunión
Introducción
Fase 1: La planificación de una reunión
Determine los objetivos
Redacte el orden del día
Trate con la agenda oculta
Fase 2: Preparación de la reunión
Información a incluir en la convocatoria
Priorización de los temas
Estructuración y preparación de la reunión
Recopilación y preparación del material y documentos de trabajo
Fase 3: Desarrollo de la reunión
Fase 4: Análisis de la reunión
5. Cómo conducir una reunión
Cómo conducir una reunión
El liderazgo de la reunión
Unir al grupo
Centrar al grupo
Movilizar al grupo.
Reuniones y creatividad.
6. Tipologías más frecuentes entre los participantes de una reunión
Tipologías más frecuentes
Introducción
Dinámica Psicobiológica
Análisis de las tipologías más frecuentes
Tortuga
Descripción de su perfil:
Actitud ante la tortuga:
Cisne
Descripción de su perfil:
Actitud ante el cisne:
Cabra
Descripción de su perfil:
Actitud ante la cabra:
Elefante
Descripción de su perfil:
Actitud ante el elefante:
Serpiente
Descripción de su perfil:
Actitud ante la serpiente:
Conejo
Descripción de su perfil:
Actitud ante el conejo:
Búho
Descripción de su perfil:
Actitud ante el búho:
Papagayo
Descripción de su perfil:
Actitud ante el papagayo:
León
Descripción de su perfil:
Actitud ante el león:
Águila
Descripción de su perfil:
Actitud ante el águila:
7. Comunícate con eficacia
Comunícate con eficacia
Introducción
Elementos de la comunicación
Dificultades de la comunicación
Barreras en el emisor
Barreras en el receptor
Principios básicos de la comunicación
La comunicación no verbal
Claves para interpretar la comunicación no verbal
Empatía
Las neuronas espejo
Cómo ser más empático
Resumen
8. Creatividad en los grupos
Creatividad en los equipos
Creatividad en las organizaciones
Características de los grupos creativos.
Métodos creativos en las organizaciones
Bien, ¿y ahora qué?
9. Técnicas creativas I para grupos
Técnicas creativas I
Técnicas creativas para desarrollar tu creatividad e innovación
Mapas mentales
Arte de preguntar
Brainstorming (tormenta de ideas)
Relaciones forzadas
Analogías
Técnica clásica. Fases del proceso creativo
4 X 4 X 4
Seis sombreros para pensar
Método 635
Solución creativa de problemas en grupo (modelo CPS)
10. Técnicas creativas II para grupos
Técnicas creativas II
Técnicas creativas para desarrollar tu creatividad e innovación
Scamper
Veamos un ejemplo:
Establecimiento del problema.
Planteamiento de las preguntas SCAMPER.
Evaluación de las ideas.
Listado de atributos
Método Delfos
Análisis Morfológico
Fases de implementación:
Mitodología
Ejercicio de la mitología " la caja de pandora"
Lo necesario para comenzar
Ideart
Ejercicio utiliza estímulos visuales.
Qué necesitas
Pasos a seguir
11. Cómo participar en una reunión
Cómo participar en una reunión
Introducción
Preparar la reunión
Tomar notas.
Manejar el lenguaje corporal.